Już pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej dobrze jest mieć świadomość tego, że firmowa księgowość jest obowiązkowa, a każdy błąd związany z jej prowadzeniem może być wyjątkowo dotkliwy. Jak zatem załatwiać sprawy z nią związane, aby generowało to jak najmniejsze koszty dla firmy. Możliwości jest co najmniej kilka, a każda, poza ewidentnymi zaletami, ma co najmniej kilka wad.
Opcja pierwsza – samodzielne prowadzenie księgowości
Jeśli naszym naczelnym celem jest oszczędzanie firmowych pieniędzy (a cel taki przyświeca tak firmom małym, jak i dużym), nie ma co się oszukiwać. Nie ma opcji tańszych niż trzymanie firmowej księgowości we własnych rękach. Owszem, nadal wymaga pewnych wydatków takich, jak choćby wejście w posiadanie programu księgowego, są one jednak bez porównania niższe niż te, z jakimi wiąże się korzystanie z pomocy biura rachunkowego lub księgowej na etacie.
Niestety, nietrudno się domyślić, że nie jest to wcale rozwiązanie, które może każdemu przypaść do gustu. Wymaga znajomości zasad księgowości i prawa podatkowego, a te wcale nie mają wiele wspólnego z prostym wpisywaniem kwot w odpowiednie miejsca w księgach rachunkowych. O błędy nie jest trudno, a oczekiwanie od kontrahentów i urzędu skarbowego wyrozumiałości, bo nie możemy pochwalić się jeszcze zbyt dużym doświadczeniem, nie wydaje się najlepszą praktyką. Każdy może nauczyć się księgowości, choćby dzięki kursom online, wymaga to jednak zarówno czasu, jak i pieniędzy. Wspomniane na wstępie oszczędności mogą więc nie być tak duże, jak początkowo się to nam wydawało.
Opcja druga – księgowa na etacie
Zatrudniając księgową można zapomnieć o stresie związanym z samodzielnym rozliczaniem się. Nie oznacza to jednak, że mamy do czynienia z rozwiązaniem, które nie generuje żadnych problemów. Pracownik na etacie to określone obowiązki i koszty. Konieczne jest choćby stworzenie mu miejsca pracy, wypłata wynagrodzenia, odprowadzanie składek do ZUS, opłacanie badań okresowych, a także realizowanie pracowniczego prawa do płatnego urlopu. Niektórzy pracodawcy dążą do naginania przepisów po to, aby ograniczyć ciążące na nich zobowiązania. Trudno jednak nie tylko pochwalać takie zachowania, ale również uważać je za korzystne dla firmy. Pracownik, który może pochwalić się dużą wiedzą i wcale nie mniejszym doświadczeniem, z pewnością nie będzie zainteresowany współpracą z osobami, które nie traktują go profesjonalnie. Nieuczciwe praktyki wpływają też niekorzystnie na wizerunek dużej firmy.
Myśląc o konsekwencjach zatrudnienia księgowej na etacie warto pamiętać także o tym, że w przypadku popełnienia przez nią błędów, nie ona, ale pracodawca będzie za nie odpowiadał finansowo. Egzekwowanie kar od księgowej jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy błędne decyzje zostały podjęte z takim właśnie zamiarem, a udowodnienie tak zwanej złej wiary nie jest wcale prostym zadaniem.
Opcja trzecia – biuro rachunkowe
Ani samodzielne prowadzenie księgowości, ani zatrudnienie księgowej na etacie, nie jest w stanie rozwiązać wszystkich problemów pracowników. Problem nie dotyczył jedynie najmłodszych i najmniejszych firm, nic więc dziwnego, że rynek znalazł dla niego rozwiązanie właśnie w postaci biura rachunkowego. Tym, co wyróżnia tę opcję na tle pozostałych, jest przede wszystkim niska cena obsługi. Biuro rachunkowe może obniżyć koszty prowadzenia firmowej księgowości nawet o 50% procent w porównaniu z innymi opcjami, nic więc dziwnego, że z rozwiązania takiego korzystają dziś nie tylko małe firmy, ale i międzynarodowe korporacje. Oczywiście, i w tym przypadku mamy do czynienia z pewnymi niedogodnościami. Pracownik biura odpowiedzialny za prowadzenie firmowej księgowości musi zapoznać się ze wszystkim niezbędnymi w tym zakresie dokumentami, a te trzeba mu na czas dostarczać. Nie bez znaczenia wydaje się także to, że w firmie nie ma mowy o ciągłym bezpośrednim kontaktem z księgowym. Nowoczesne technologie sprawiają jednak, że dotkliwość obu niedogodności można ograniczyć do minimum. W zamian otrzymuje się usługi świadczone rzetelnie, na wysokim poziomie i z pełną odpowiedzialnością, także tą o charakterze finansowym.
