Gdy firma zaczyna się rozrastać i zatrudniać coraz więcej osób, pojawia się konieczność utworzenia w jej ramach działu kadr i płac. Nie oznacza to jednak, że czynności kadrowo-płacowe można kiedykolwiek zaniedbywać. Są ważne od pierwszego dnia firmowej działalności. Początkowo spoczywają jednak na barkach założyciela firmy i zwykle są spychane na dalszy plan. Nawet zatrudnienie kilku pierwszych osób nie zmienia takiego stanu rzeczy, bo prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie jest skomplikowane. Z czasem jednak obowiązki zaczynają się mnożyć.
Kadry i płace – zakres działalności
Każda osoba zatrudniona w firmie posiada własne akta osobowe, które muszą być regularnie uzupełniane. To właśnie do nich trafiają nie tylko umowy oraz aneksy do nich, ale również zwolnienia lekarskie i kolejne wnioski urlopowe. Dokumentacja pracownicza staje się w pewnym momencie coraz bardziej obszerna, konieczne jest więc skorzystanie z pomocy osoby, która jest w stanie zapanować nad nią. To właśnie opieka nad dokumentacją pracowniczą jest więc najważniejszym zadaniem, jakie powierza się działowi kadr. Jego pracownicy są też odpowiedzialni za rozliczanie czasu pracy oraz dbanie o to, aby przestrzegane były przepisy zawarte w Kodeksie Pracy. Dział odpowiadający za kadry i płace uczestniczy też w relacjach z instytucjami państwowymi, w tym przede wszystkim z urzędem skarbowym oraz z Zakładem Usług Społecznych. Dokonuje również rozliczeń podatkowych, a także przygotowuje różnego rodzaju oficjalne pisma odnoszące się do pracowników. W wielu firmach to właśnie kadrom powierza się też zadania związane z budowaniem zespołu firmy, w tym choćby organizację szkoleń. Kadry przygotowują też i pomagają w wykorzystywaniu benefitów pracowniczych.
Jak prowadzić kadry i płace?
Prowadzenie działu kadr i płac jest możliwe przede wszystkim wówczas, gdy dysponuje się rozległa, a jednocześnie stale aktualizowaną wiedzą na temat przepisów prawa pracy. Nic więc dziwnego, że w pewnym momencie samodzielne zarządzanie kadrami oraz płacami przez właściciela firmy przestaje być możliwe. Do niedawna rozwiązaniem, które uważano za najbardziej naturalne, było zatrudnienie wykwalifikowanego pracownika kadrowego odpowiedzialnego zarówno za sprawy pracownicze, jak i za wypłatę wynagrodzeń. Niestety, od samego początku zwracano uwagę na to, że opcja ta, choć skuteczna i dość wygodna, miała swoje wady, bo była rozwiązaniem dość kosztownym. Pracodawca musiał nieustannie inwestować w rozwój pracownika, bo tylko w ten sposób miał pewność, że firma będzie w stanie dostosowywać swoje działania do zmieniających się przepisów. Konieczne było też ponoszenie kosztów związanych z samym utrzymaniem pracownika. Te mogły stanowić spore obciążenie nie tylko dla małej firmy, ale również dla przedsiębiorstwa średniej wielkości. Nic więc dziwnego, że dziś coraz powszechniejsze jest powierzanie kwestii związanych z kadrami i płacami firmie zewnętrznej – biurom rachunkowym.
Outsourcing kadrowo-płacowy i jego zalety
Zlecenie odpowiedzialności za dział kadr i płac podmiotowi z zewnątrz to stosunkowo nowa propozycja. Jako taka budzi zresztą sporo kontrowersji. Obawy najczęściej związane są z umożliwieniem firmie zewnętrznej dostępu do danych wrażliwych. Nie są pozbawione uzasadnienia, najlepsze podmioty zajmujące się obsługą kadrowo-płacową mają już jednak wypracowane mechanizmy, dzięki którym nie ma powodów do obaw o bezpieczeństwo wspomnianych danych. Outsourcing to szansa na oszczędności. Jest też chwalony dlatego, że zapewnia obsługę stojącą na bardzo wysokim poziomie.
